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Expérience collaborateur : Soignez autant l’intégration et la sortie !
Par : Jean-Christophe Anna
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À l’occasion de la sortie de mon nouveau livre « Recrutement : du papier au robot – 30 ans d’évolution de 1995 à 2025 », je souhaite partager avec vous un passage totalement inédit que j’ai consacré à deux des moments forts de la vie d’un collaborateur dans une entreprise : son arrivée et son départ.

L’expérience proposée par une entreprise est un enjeu majeur. Quelle soit vécue par les clients de la marque, les candidats en externe ou les collaborateurs en interne, l’impact sur la santé économique et la profitabilité, l’attractivité et l’engagement, est direct.

L’expérience client et l’expérience candidat ont souvent de potentielles répercussions l’une sur l’autre. Le client insatisfait ne sera jamais candidat et le candidat mécontent risque fort de ne plus être client !

De son côté, l’expérience collaborateur est le prolongement naturel de l’expérience candidat. Il serait bon de les envisager enfin comme une seule et même expérience et en profiter au passage pour soigner tout particulièrement les périodes clés d’intégration et de pré-intégration. Sans oublier de mettre l’expérience collaborateur au service de l’expérience candidat. En effet, l’entreprise a tout intérêt à s’appuyer sur ses collaborateurs pour en faire des ambassadeurs engagés de sa marque employeur. L’expérience candidat s’en trouve alors, tout naturellement, améliorée.

 

Pré-intégration

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Avec un peu d’imagination et de créativité, l’expérience candidat peut devenir absolument magique. Et c’est possible dès le tout premier contact avec le candidat en lui proposant par exemple une offre d’emploi caractérisée par l’utilité, l’authenticité et la transparence des informations véhiculées.

Cette expérience candidat ne doit s’arrêter ni au moment de la promesse d’embauche, ni même au moment du refus de la candidature.

Dans le premier cas, elle devrait se prolonger jusqu’à l’arrivée officielle du futur collaborateur dans l’entreprise, à savoir son premier jour.

Dans le second, elle devrait se conclure, a minima, par une explication personnalisée, honnête et transparente, du rejet de la candidature. L’entreprise peut parfaitement s’engager d’avantage en prodiguant au candidat des conseils avisés pour lui permettre de gagner en efficacité dans ses futures démarches, voire l’orienter vers des opportunités professionnelles auxquelles il n’avait pas songé. La valeur ajoutée est indéniable pour le candidat comme pour la marque employeur de l’entreprise. Formidablement reconnaissant, le premier gardera un excellent souvenir de la seconde, malgré la réponse négative, et deviendra tout naturellement l’un de ses tous premiers prescripteurs auprès de ses amis et contacts.
Dans le cadre de nos propres recrutements, je consacre toujours du temps aux candidats non retenus. Je leur donne alors de précieux conseils afin d’optimiser leurs actions, notamment l’exploitation de leur réseau et l’utilisation des médias sociaux. Enfin, je leur envoie un mail avec une liste d’articles que j’ai écrits sur mon premier blog « Job 2.0 » et le lien vers mon premier livre sur Amazon.(1)

Revenons, pour la développer, à la situation la plus favorable pour le candidat, celle dans laquelle sa candidature est retenue avec embauche à la clé.

Si l’intégration est absolument stratégique pour fidéliser et engager un collaborateur dès son entrée dans l’entreprise, la période de pré-intégration mériterait d’être particulièrement soignée. C’est malheureusement rarement le cas …

Plutôt que de lister l’ensemble des actions qu’une entreprise pourrait réaliser en amont de l’onboarding, je préfère partager avec vous l’accueil aussi expérimental qu’inédit que nous avons réservé à Sophie début mars 2016, il y a tout juste un an.

Chez #rmstouch, l’innovation est notre expertise et fait tout naturellement partie de notre ADN. Il est donc tout à fait impensable pour nous de recruter de manière « classique ». Ainsi, le process de recrutement que nous lui avions proposé était plutôt original : une jolie offre augmentée au ton décalé, 3 épreuves de mise en situation (et surtout pas de CV), deux entretiens visio avec moi, un café avec Valère et Sophie rejoignait notre folle aventure. Imaginez quelle aurait pu être sa déception, si nous nous étions contentés d’une intégration classique … où bien souvent rien n’est prêt le jour J, ni l’ordi, ni le téléphone, ni le bureau …

Avec Sophie, tout s’est fait très naturellement et super vite. À la suite de nos entretiens, nous nous sommes mis d’accord en un temps record et je lui ai proposé fin décembre 2015 de choisir elle-même ses deux intitulés, l’officiel et le décalé. C’est le cas pour chaque collaborateur de l’équipe #rmstouch. Sophie s’est bien évidemment prise au jeu et début janvier nous comptions un « Agent Special » dans la team, juste à temps pour qu’elle soit présente sur notre Carte de vœux 2016.

Carte-de-voeux-HD-Web

Mi-janvier, deux mois avant son démarrage officiel (le 8 mars 2016) elle avait déjà son adresse mail sophie@rmstouch.fr, son portrait en mode BD et son avatar « Black Widow ». (2)
Nous avons immédiatement associé Sophie à tous nos échanges, sur la vie de l’équipe, sur nos réflexions concernant les nouvelles rubriques du site web, sur un devis pour un client important, … Et Sophie a été immédiatement, avant même la signature de son contrat, force de propositions : idées sur nos activités et nos présences online, sur les formats de notre event #rmsconf, sur les potentiels speakers, sur des propositions pour dynamiser nos interventions …

Le 19 janvier, Sophie était invitée à notre réunion d’équipe parisienne. Notre objectif était de la faire entrer encore un peu plus dans notre univers, l’accueillir dans notre QG et partager avec elle en toute transparence les chiffres de #rmstouch (historique et prévisions à venir) et nos projets 2017.
Le 20 février, elle nous rejoignait Valère, Frédéric, Hugues et moi sur Slack, Trello et Google Drive. Et le 1er mars, Sophie me transmettait les factures correspondant à l’acquisition de son nouveau smartphone professionnel et de son MacBook Air flambant neuf qu’elle avait elle-même choisis. Une semaine avant son arrivée, elle était déjà complètement équipée.

 

Intégration

Pour que son intégration soit encore plus fun que sa pré-intégration, nous nous sommes creusés la tête, Valère et moi, et le résultat de notre brainstorming fut parfaitement limpide : nous allions proposer à Sophie des missions/défis à relever pendant ses dix premiers jours, quoi de plus normal pour un Agent Special ! Nous avons donc construit un véritable jeu online avec des indices, des liens, des missions arrivant par SMS, DM, Message privé sur Slack, mail, Message Whats App, …et des réponses à tweeter avec un hashtag dédié créé pour l’occasion.

Le 8 mars, nous avons retrouvé Sophie pour un petit-déjeuner. Trois heures plus tard, elle recevait par SMS sa première mission :

« Pour t’accueillir dans l’équipe #rmstouch, nous t’invitons, Valère et moi, à consulter l’appli #rmsconf & #rmstouch. Une surprise t’y attend dans le menu déroulant du côté de la partie #rmsnews ! »

J’avais remplacé le visuel de la rubrique « Qui sommes-nous ? » de notre appli par celui de « Mission Impossible » et renommé la sous-rubrique « Digitalisation » en « Votre Mission ». Voici la première mission de Sophie :

« Bonjour Agent Sophie,
Votre mission, si vous l’acceptez, consiste à relever plusieurs défis tout au long de votre semaine d’intégration ! 🙂
Premier défi :
Quelle est la double signification du « Touch » de #rmstouch ?
Envoyez votre réponse sur Twitter en utilisant le nom de code #rmstouchlive.
Si et seulement si votre réponse est bonne, un indice vous sera envoyé.
L’équipe #rmstouch
PS : Ce message s’auto-détruira dans 10 secondes … 9 … 8 … »

Et voilà, il ne restait plus qu’à solliciter les différents membres de l’équipe et … quelques amis et contacts pros pour pimenter les défis et offrir à notre Agent Special une véritable immersion dans notre univers : Laurent Pernelle, Responsable Marque Employeur de Allianz France, Jean-Philippe Conégéro, Ex-Colonel de l’Armée de Terre en charge de la communication recrutement, Guillaume Alexandre, alias Mr Sourcing et fondateur de Gates Solutions, Nathalie Perez, Chargée de Communication et Community Manager au Lab de Pôle Emploi, Guillaume Caramalli, ex-membre de la Team et Country Manager France Potentialpark, et même une star mondiale du recrutement … l’Australien Greg Savage himself dont Sophie est fan et qui m’a pris pour un véritable allumé avant d’accepter finalement de participer.

Déjà bien engagée dans le jeu, Sophie eut une belle surprise le lendemain de son arrivée. Valère avait eu la lumineuse idée de commander à notre dessinateur Etienne Issartial une BD spéciale pour l’arrivée de Sophie. Cette BD est tout un symbole, puisqu’elle fut aussi la toute dernière planche réalisée par Etienne pour notre média #rmsnews. Voici la réaction de Sophie qu’elle a partagée dans un article retraçant son intégration sur notre média #rmsnews : « En voyant ça, en plus de tout le reste, je me suis dit « Punaise… » (bon, j’avoue, j’ai pensé à un mot bien plus vulgaire), « ils ont fait tout ça…pour moi ! ». J’ai commencé à prendre conscience du temps et du travail de réflexion, de mise en place, de coordination avec des tiers et de suivi que tout ce « jeu de piste » demandait/avait demandés à mes nouveaux collègues/patron. Et j’ai été profondément touchée, pour ne pas dire émue, par cette réelle attention à mon égard. »

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Cette intégration fut une formidable opportunité de faire découvrir à Sophie certains de nos articles, nos meilleures BD, des infos et acteurs de notre écosystème, des anecdotes sur les membres de l’équipe, l’histoire de notre event #rmsconf, les outils collaboratifs que nous utilisons, … et l’occasion de l’inviter à mettre ses présences online aux couleurs de #rmstouch. 😉

Enfin, ce fut aussi pour nous une révélation : le jeu est un vecteur extraordinaire pour faire de cette étape absolument capitale et bien souvent négligée, voire déceptive, un moment unique. Un excellent moyen pour conclure en beauté l’expérience candidat et amorcer de la plus belle des manières l’expérience collaborateur !

Comme le démontre l’enquête réalisée par Christelle Letist, HR Geekette de l’Agence digitale Go 2 Next Levels (3), en collaboration avec Stepstone, 86% des nouveaux engagés prennent leur décision de rester ou quitter l’entreprise dans les 6 premiers mois suivant leur embauche : 4% le premier jour, 21% la première semaine et 32% le premier mois ! Et selon Google, qui analyse quantité de datas relatives à la vie de ses collaborateurs, à leurs modes de fonctionnement, à leur compatibilité au sein d’équipes projet…, le simple fait de croiser ou non son responsable hiérarchique direct le premier jour est déterminant dans le choix de rester ou non !

Lorsque Lucie nous a rejoint début mars, nous avons remis le couvert pour lui réserver un accueil tout particulier ! 😉

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Nous l’avons prouvé, il est donc tout à fait possible, dans n’importe quelle entreprise, quelle que soit sa taille, de concevoir une phase de pré-intégration/intégration efficace, engageante et ludique. Un peu de réflexion et de créativité pour un impact maximal ! Le jeu est une excellente occasion de faire découvrir au nouvel entrant la culture de l’organisation, ses valeurs, son histoire, ses différents environnements de travail et de détente, ses directions stratégiques et utiles (RH, Comptabilité, …), les membres de l’équipe (si ce n’est déjà fait en amont), et même, avec un peu d’audace, de rencontrer le Big boss. Et pourquoi pas ? Il pourrait lui-même clore la semaine d’intégration en déjeunant avec la nouvelle recrue. Effet Waouh assuré !

Imaginer un petit jeu de piste online et offline, c’est quand même bien plus sympa qu’une réunion barbante avec discours aseptisé, slides d’un autre temps et une pseudo visite des bureaux très partielle et menée au pas de course, non ? Basique et indispensable : prévoir un déjeuner sympa avec tous les membres de l’équipe concernée, y compris et surtout le responsable, le premier jour. Sans oublier, de profiter des toutes premières heures, pour présenter au nouvel entrant les présences online de l’organisation, sa stratégie de marketing employeur, comment harmoniser son profil avec ceux des autres collaborateurs et comment, s’il/elle le souhaite, partager/relayer simplement les contenus de l’entreprise sur les médias sociaux. Et hop, un(e) ambassadeur/drice, un(e) !

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Donnez-vous donc un peu de mal pour que l’arrivée dans l’organisation soit un souvenir inoubliable pour votre nouvelle recrue, vous ne le regretterez pas.

Une fois que vous aurez relevé ce beau challenge, il ne vous restera qu’à soigner autant l’expérience collaborateur que l’expérience candidat pour cultiver d’emblée le sentiment d’appartenance et booster l’engagement : accompagnement personnalisé du collaborateur, proposition de formations et d’opportunités d’évolution adaptées à ses aspirations et à l’évolution de son métier, accessibilité des personnes ressources en interne pour le conseiller utilement dans sa trajectoire professionnelle, coaching à la prise de fonction, mise à disposition d’outils performants pour faciliter sa vie dans l’entreprise …

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Et la sortie ?

Forcément, il y a toujours une fin à toute collaboration, même fructueuse. Autant s’y préparer dès le début afin de recevoir positivement tout projet d’un collaborateur, y compris celui de quitter l’entreprise. Je me souviens parfaitement de la période un peu particulière de l’été 2015. Tout juste sorti de mon Burnout et à quelques semaines à peine de la 5ème édition de notre événement #rmsconf, mes deux collaborateurs de l’époque, Jennifer Boukris et Pierre-Gaël Pasquiou, m’ont annoncé coup sur coup qu’ils souhaitaient vivre une nouvelle expérience. Ils avaient pris leur décision depuis déjà plusieurs mois, mais ils avaient attendu la sortie de ma traversée du désert pour m’en faire part. Un grand merci à eux deux.

L’épanouissement de mes collaborateurs est à mes yeux essentiel, peu importe que cela soit à l’intérieur ou à l’extérieur de notre entreprise. J’ai la chance inestimable de vivre un rêve éveillé. J’adore mon activité, au point de ne pas avoir l’impression de travailler. Je me reconnais ainsi parfaitement dans le proverbe de Confucius « Find a job you love and you’ll never work a day in your life ! ». Vous comprendrez alors aisément mon incompréhension à l’égard des personnes qui essaient coûte que coûte de retenir un collaborateur désirant partir. C’est une démarche vaine, voire contre-productive. Si vous parvenez à le retenir, deux possibilités : ou il ne voulait pas vraiment partir, ou il va rester avec un petit sentiment de frustration qui ne le quittera plus … Autant adopter une nouvel état d’esprit et l’aider à accomplir son rêve, non ?

J’avais beau avoir partagé ma philosophie avec mon équipe. Pierre-Gaël fut très agréablement surpris de me voir accueillir aussi favorablement sa demande de rupture conventionnelle. Et encore d’avantage, quand je lui ai dit être à sa disposition pour leur faire profiter, lui et ses futurs associés, de mon expérience d’entrepreneur. De son côté, Jenny a toujours trouvé étonnant, pour ne pas dire « bizarre », que je puisse lui proposer de l’accompagner dans la réalisation de son projet. Je lui avais pourtant déjà offert mon aide à la fin de son stage lorsqu’elle réfléchissait à son projet, avant que nous ne poursuivions finalement l’aventure, pour mon plus grand bonheur. Du coup, à mon grand regret, elle n’en a jamais profité. Afin de leur témoigner ma gratitude pour tout ce qu’ils avaient apporté à l’aventure #rmstouch, j’ai aussi rédigé une élogieuse recommandation sur leurs profils LinkedIn. Enfin, lors du départ de Jennifer, j’ai lancé sur Twitter l’Opération #SuperJenny pour lui souhaiter bonne route. J’ai sollicité toutes les personnes qu’elle appréciait dans notre environnement professionnel pour qu’elles écrivent un petit tweet avec le hashtag #SuperJenny. Je crois qu’elle a apprécié. 😉

FireShot Capture 086 - (2) #superjenny - Recherche sur Twitter_ - https___twitter.com_search

Une véritable expérience, voilà ce que vous pouvez offrir de mieux à vos candidats, collaborateurs et futurs ex-collaborateurs.

C’est à vous de jouer !

 

 

(1) : Job 2.0 était destiné à tous les candidats désireux de dynamiser leur recherche d’emploi et de booster leur carrière. J’en ai tiré mon premier livre « Job & Réseaux sociaux, connectez-vous » (Hachette).

(2) : Black Widow est le nom de l’Agent Special du Shield qui apparaît sous les traits de Scarlett Johansson dans les films « Avengers ».

(3) : Go 2 Next Levels développe actuellement une appli mobile de pré-onboarding « My Tribe @ Work » que je suis impatient de tester ! 😉

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Maître Jedi et Directeur Général de #rmstouch, société spécialisée en Recrutement mobile & social. Il forme et accompagne les organisations dans l’utilisation des médias sociaux et des technologies mobiles pour optimiser l’efficacité de leur Recrutement et l’attractivité de leur Marque Employeur. Organisateur de l'événement #rmsconf et auteur du livre "Job & réseaux sociaux, connectez-vous" (Hachette), il « évangélise » à tour de bras Recruteurs et candidats pour les convertir au Recrutement innovant. Telle est sa mission !

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