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Les outils du recruteur : Evernote ou comment optimiser la gestion de son vivier de candidats
Par : Hugues Truttmann
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’Evernote qui est une application multi plateformes
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Comme promis dans mon dernier billet “Gestion du temps et recrutement – Time is money”, je vais vous détailler dans ce billet et ceux à venir, les outils de productivité que j’utilise. Aujourd’hui, je vais vous parler d’Evernote qui est une application multi plateformes créé en 2008 par un entrepreneur – informaticien russe, Stepan Pachikov, qui permet d’enregistrer des informations sous forme de notes, images, mémos vocaux, notes manuscrites, mails, vidéos, pages web.

Evernote est une outil généraliste largement paramétrable, exploitable dans un cadre personnel et professionnel.

L’application permet de créer autant de carnets de notes que l’on veut, chaque carnet contenant des notes pouvant être commentées et indexées de façon très fine pour être retrouvées via un moteur de recherche évolué.

Voici comment j’ai paramétré mon Evernote dans le cadre de mon activité de recrutement :

  • Un carnet de notes “Business” : Dans ce carnet sont regroupés tous les besoins de vos clients ou tous vos mandats de recrutement en cours, une note correspondant à un besoin. Une fois le besoin pourvu, la note correspondante pourra être transférée dans un carnet de note “Business terminé” ou “Besoin pourvu”. Si vous voulez gérez votre facturation, il vous suffit de créer un carnet de note “intermédiaire” tel que “Besoin pourvu à facturer” , ou “Facture envoyée” par exemple, ou de rajouter un “tag” à la note, correspondant au statut de facturation. Cette organisation vous permet d’avoir une vue très précise sur votre portefeuille d’affaires. En utilisant un outil tel que Zapier, vous pouvez exporter automatiquement vos informations vers un tableur, à chaque création d’un nouveau besoin.
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  • Un carnet de notes par étape du processus de recrutement, ce qui donne les carnets suivants :
    • S” comme “Suspects”
    • P” comme “Prospects
    • A” comme “Analyse”
    • N” comme “Négociation”
    • C” comme “Closing”
    • O” comme “Order”

Dans un de mes précédents billets “Quand recrutement et techniques de vente font bon ménage”, j’évoque le SPANCO, appliqué au processus de recrutement, chaque lettre de cet acronyme correspondant à une étape du processus de recrutement :

  • Suspects: L’ensemble des relations et contacts possibles, correspondant aux critères du candidat recherché. Cette étape correspond à la phase 1 du sourcing
  • Prospects: L’ensemble des relations et contacts intéressés par le poste. Cette étape correspond à la phase 2 du sourcing
  • Approche / Analyse / Action: Entretien en face à face avec le candidat
  • Négociation: Faire adhérer le candidat au projet professionnel et à la stratégie de son futur employeur, obtenir un RDV pour le candidat, préparer le candidat à l’entretien
  • Closing: Signature du contrat de travail
  • Order: De la signature du contrat de travail à la fin de la période d’essai

 

https://evernote.com/intl/fr/

 

Exemple :

  • Je réceptionne le CV d’un candidat par mail
  • Je transfère le mail avec le fichier joint dans Evernote, deux méthodes de transfert étant possibles : Evernote Web Clipper, qui est un outil de capture intelligent ou en transférant directement le mail vers une adresse Evernote dédiée.
  • Une fois le mail transféré, vous avez créé une note dont le titre doit correspondre précisément aux “prénom” “nom” de votre candidat. Vous pouvez d’ores et déjà y ajouter vos premiers commentaires et compléter par des mots-clés ou “tags” correspondant par exemple aux compétences clés de votre candidat.
  • Vous avez la possibilité de choisir le carnet de note, c’est-à-dire l’étape du processus de recrutement correspondante. Dans notre exemple, il s’agit du carnet de notes “S”.
  • Vous pouvez ensuite planifier une tâche avec un rappel pour par exemple contacter ou envoyer un mail au candidat.
  • Au fur et à mesure, le candidat évoluera d’un carnet de note (ou phase) vers un autre.

Cette organisation et ce paramétrage d’Evernote permettent donc de gérer votre “pipe” ou portefeuille d’affaire, ainsi que le suivi fin de votre vivier de candidats, de vous constituer progressivement une base de données très riche en informations et exploitable de façon très efficace.

 

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Expert en recrutement. Hugues est un artisan-recruteur prospectiviste pour qui l’art du recrutement est le parfait mélange entre son attrait pour la philosophie taoiste, sa passion pour les Relations Humaines et son vif intérêt pour les technologies du numérique. Souhaitant désormais transmettre sa science du recrutement, Hugues collabore avec l'équipe #rmstouch depuis début 2016.

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