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Sourcing – l’indispensable analyse du besoin
Par : Sophie Guenat
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Episode I – L’ analyse du besoin
Épisode II – Mindmappez votre recrutement !

Épisode III – Le Sourcing Spirit
Épisode IV – L’offre d’emploi
Épisode V – La recherche de profils en ligne
Épisode VI – L’approche candidat

Episode VII – Le vivier

Bonjour et bienvenu(e)s pour ce premier épisode de la Saga Sourcing #rmstouch.
Comme expliqué auparavant, l’idée de cette série est de pouvoir partager avec vous notre vision du recrutement et plus précisément du sourcing, aussi bien dans sa dimension stratégique (réflexion) que tactique (action).

Dans ce premier épisode Hugues & moi-même vous proposons de retranscrire le fruit de nos échanges sur la 1ère étape d’un recrutement, et donc a fortiori du sourcing : l’analyse du besoin.

En quoi l’analyse du besoin est-elle une étape décisive et préalable à tout projet de recrutement ?

Hugues – Il faut faire le parallèle avec la vente : il n’y a pas de vente possible sans analyse du besoin. C’est la première étape, le pré-requis. Il n’est pas possible de trouver un candidat pour ton client si tu n’as pas correctement cerné son besoin.

Sophie – D’ailleurs, en cabinet les recruteurs sont souvent amenés à aller chercher eux-même leurs mandats et donc procèdent systématiquement à cette phase d’analyse, la découverte, dans leur approche.

Hugues – Oui et non. Bien souvent il s’agit plus de découvrir l’entreprise, de faire une analyse assez rapide de la situation, du poste, des missions voire du profil recherché mais de manière très (trop) superficielle. Il est important de mener une analyse de fond sur le besoin, une enquête à proprement parler.

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Sophie – C’est une étape rapidement expédiée en effet, où l’on se contente souvent de quelques compétences-clés, de missions type, d’un niveau de formation et d’une fourchette de salaire. Et ce, que ce soit en cabinet comme en entreprise. Parce qu’on assume déjà connaître le profil recherché ou parce qu’on ne prend pas le temps de pousser l’analyse, tout simplement.

Comment valider qu’il y a vraiment un besoin de recrutement ?

Avant de se lancer à corps perdu dans les recherches, il est primordial de valider la véracité du besoin.

Hugues – Je t’ai déjà parlé du B-BED ? C’est un moyen mémo-technique issu de techniques de vente pour analyser objectivement la pertinence d’un besoin. C’est très simple et tout recruteur, interne ou externe, devrait se poser les questions suivantes avant même de s’engager dans un projet de recrutement :

B : BESOIN : Le besoin est-il clairement défini ? La description du poste est-elle claire, complète, cohérente ? Les objectifs sont-ils clairement définis ? Quel est le rattachement hiérarchique ? S’agit-il d’un remplacement ou d’une création de poste ? Quelle est la raison précise de la création de ce poste ? etc.

B : BUDGET : Quel est le budget pour ce poste c’est-à-dire quel est le salaire ou le taux journalier? Correspond-il aux critères du marché ? Comment se définit précisément la part variable, les avantages, etc. ? Le recours à un intermédiaire du recrutement a-t-il été budgeté ? etc.

E : ECHEANCE : Quelles sont les différentes étapes du processus de recrutement ? Ces différentes étapes sont-elles clairement définies ? Le processus est-il (trop) rapide ou (trop) lent ? Quelle est la date de démarrage prévue ? Y’aura-t-il une passation avec la personne aujourd’hui en poste (si départ) ? etc.

D : DECIDEUR : Avez-vous rencontré le décideur (le vrai ! Celui qui à le pouvoir de signer votre contrat) ? Qui valide ce recrutement ? Allez-vous rencontrer le(s) décideur(s) ? etc.

Plus tu auras d’informations pertinentes sur ces 4 points, plus ta visibilité sur le futur besoin sera claire.

Sophie – Malheureusement je pense que tout recruteur a été amené à travailler sur un besoin qui finalement n’en était pas réellement un. Dans une logique de facturation au succès par exemple, on va volontiers solliciter des cabinets sur des projets sans pour autant avoir le budget ou un calendrier, en mode vivier ou test.

Hugues – Et c’est ce temps perdu qui aurait pu être consacré à une analyse poussée d’un vrai besoin… Si un des critères du B-BED est manquant le recruteur va travailler sur un recrutement potentiellement dangereux puisque sans perspective claire de signature, de facturation, de succès. Il faut savoir dire non à un client si un de ces quatre points n’est pas validé. Ce qui n’est pas toujours en phase avec le fonctionnement de certains cabinets.

Qui fait cette analyse du besoin ? Sourceur or not sourceur ?

Cette phase clé est source d’informations indispensables pour la suite des recherches, pour optimiser les chances de réussite du recrutement.

S – L’analyse du besoin ou analyse de poste est effectuée par le recruteur idéalement. Parfois des chargés de recherche, ou sourceurs pour la version 2.0  plus « sexy », sont également missionnés sur certaines recherches, même s’ils ne sont pas toujours en lien direct avec le client. Ils ne font donc pas toujours eux-même ce travail d’analyse du besoin.

HLe chargé de recherche doit être en contact direct avec le client, interne ou externe. Et, sans vouloir être prétentieux, c’est peut-être tout un business model qu’il faut revoir parce qu’il ne peut pas en être autrement. Il ne peut pas y avoir juste une transmission d’infos par le recruteur au chargé de recherche au sujet du besoin avec quelques mots-clés.
Le besoin ne correspond pas uniquement à des mots-clés, il faut aller plus loin. Dans des mots-clés tu ne peux pas intégrer la culture de l’entreprise, l’environnement de travail et la personnalité du futur collaborateur.

S – L’idéal serait que les chargés de recrutement accompagnent le recruteur et participent activement à l’analyse du besoin. Ils peuvent au moins procéder à un premier niveau de sélection avant que le recruteur ne poursuive avec une sélection plus poussée. Servir de premier filtre en quelque sorte.

H – L’idée n’est pas inintéressante mais c’est une démarche de sourcing trop rationnelle selon moi. Ce premier niveau de filtre ne permettra pas d’aller au bout d’un recrutement.
Les meilleurs profils sont souvent ceux qui ne correspondent pas aux mots-clés attendus. Ils sont hors cadre voire cachés. Mes meilleur recrutement se sont souvent faits alors que je cherchais autre chose, un autre profil, pour un autre poste, pour un autre client. Mais si je ne connais pas mon client, si je ne l’ai pas sondé, interrogé, je vais passer à côté du profil sans même m’en rendre compte.

S – Je suis tout à fait d’accord mais il faut une connaissance fine de l’environnement, des métiers, des écosystèmes pour pousser cette analyse. Une approche globale du domaine d’activité et de ses subtilités, de la « maturité métier ». Quelle est la plus-value d’un chargé de recherches aujourd’hui objectivé avant tout sur un volume de CV ?

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Analyse du besoin – one step further

Comment aller au-delà des généralités pour cerner la subtilité et les spécificités inhérentes à chaque besoin.

S – On est bien d’accord, l’analyse de poste reste trop souvent superficielle. On creuse rarement assez sur la réalité du poste, ce qu’il en est réellement sur le terrain, au quotidien : par politesse, par peur de déplaire, et parfois aussi par peur de la réponse de son client / opérationnel.

H – Il faut être exhaustif, c’est un vrai travail d’enquêteur : tu mènes des recherches dans le détail en interrogeant plusieurs personnes. Tu fais ton boulot de détective ! Et tu sais que tu es allé au bout de ton analyse quand tu n’as plus de questions, quand tu es capable de parler du poste comme si tu faisais partie de l’équipe.

S – Quand tu es recruteur, il faut surtout ne pas avoir peur de mettre le doigt là où ça fait / peut faire mal. Poser les vraies questions au commanditaire permet :
– de savoir si besoin vraiment il y a
– d’avoir une vision honnête de la situation
– de prouver sa crédibilité et son intérêt pour le client et son besoin

Plus tes questions seront ciblées et précises, plus ton client comprendra que tu ne lui envoies pas des CV au hasard mais que tu cherches bien LE profil pour SON besoin. Tu ne fais pas simplement du push de CV.

HNous ne sommes pas des pourvoyeurs de CV.
De trop nombreux recruteurs ont cette démarche : ce qui n’est ni qualitatif ni rentable. C’est une perte de temps sèche : tu enverras le mauvais candidat dans le mauvais job et ses chances de rester en poste après les premiers mois à l’essai sont minimes pour ne pas dire nulles.

SAprès le post and pray, le push and pray!

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Le loto du recrutement 🙂

H – Pour en revenir à notre mission de recrutement, si on te laisse poser les questions et si on y répond c’est qu’il y a un vrai besoin. Si ton client / opérationnel évite ou ne veut pas répondre alors il faut se poser la question : y’a-t-il un vrai besoin ou es-tu simplement en train de perdre ton temps ?

S – Pour mener à bien une analyse, en complément des réponses de ton commanditaire, il est important de croiser les différentes versions voire idéalement d’échanger avec la personne quittant le poste ou ayant quitté le poste.

H – Et dans cette idée, pour aller plus loin, je dirais même que c’est ton boulot de recruteur d’aller chasser la personne qui a quitté le poste pour avoir son retour et aussi, parce que c’est un candidat potentiellement en recherche. Encore une fois, c’est un vrai travail d’investigation.

S – Echanger avec la personne en poste, le manager voire un collègue, croiser les versions est primordial pour avoir une vision objective du poste, parce que le décideur n’a pas nécessairement connaissance du quotidien du poste, de l’historique de l’équipe, des relations interpersonnelles, des difficultés voire des projets transverses.
Ce temps de l’analyse poussée, chronophage à première vue, n’est rien comparé au temps perdu avec un client qui n’avait pas réellement de besoin. Il faut changer de perspective et utiliser son temps à bon escient pour des clients, internes ou externes, qui ont réellement besoin d’être aidés, accompagnés.

H : Et la démarche est la même côté candidat : il y a ceux qui passent cinquante entretiens, qui perdent beaucoup de temps pour finalement cinq entretiens vraiment intéressants et il y a ceux qui font leur travail de recherche et qui vont directement à ces cinq entretiens. Qui a finalement perdu le plus de temps ?

Les points clés d’une analyse de profil

Il est important de pousser le questionnement pour affiner le portrait du profil recherché. L’approche n’en est pas moins tout aussi importante.

H – Après le B-BED, je vais te parler de la méthode I.D.E.A.L.
Cette méthode n’est pas une technique, mais plutôt une attitude à adopter :

I Decide to act with Empathy by Asking questions and Listening

Soit “Je décide d’agir avec empathie en posant des questions et en écoutant”

Après avoir précisément cerné les tenants et aboutissants du poste, il est nécessaire de demander au(x) décideur(s) quel est leur candidat idéal pour ce poste, comment ils définiraient, en cinq à sept critères, le parfait candidat.
Poser des questions (sincères et honnêtes) permet de garder le contrôle de l’échange, écouter (sans faire semblant) permet de diriger une conversation et de montrer que l’on s’intéresse à son interlocuteur. C’est une attitude clé dans l’analyse du besoin.

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S – Un des principaux problème dans le recrutement c’est qu’on voudrait toujours trouver LA bonne méthode, LE bon outil, LES bonnes questions qui nous sécuriseraient la signature du contrat et le succès d’un recrutement. Alors qu’en fait, c’est l’attitude (ces fameux soft skills qu’on attend pourtant de nos chers candidats) qui fait la différence. Créer un lien de confiance, de proximité avec l’interlocuteur qui ne se sent pas simplement comme un Nième client (interne ou externe).

Un mot pour la fin ?

H&S – L’analyse du besoin, ou l’analyse de poste, n’est pas à prendre à la légère. Elle est certainement l’étape la plus décisive dans l’aboutissement et le succès d’un recrutement. Par une compréhension fine du besoin, vous serez prêts à détecter les bons profils, et certainement pas les licornes et autres moutons à cinq pattes fantasmés mais bien les profils atypiques qui se révèleront dans le job.

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May the Analysis be with You !

Excellente semaine à tous & à jeudi prochain pour l’épisode II.

La Saga continue ci-dessous avec vos commentaires : venez échanger avec nous !

Episode I – L’ analyse du besoin
Épisode II – Mindmappez votre recrutement !

Épisode III – Le Sourcing Spirit
Épisode IV – L’offre d’emploi
Épisode V – La recherche de profils en ligne
Épisode VI – L’approche candidat

Episode VII – Le vivier

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Crédits photos : Pixabay, Librestock, Shutterstock, Pexels

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Geekette enthousiaste & passionnée de relations humaines, Sophie a eu l’occasion d’intervenir sur des missions très variées, principalement à l’international. Aujourd’hui Agent Spécial chez #rmstouch, elle met à profit son énergie et son sens du service auprès des entreprises, cabinets, institutions & écoles afin de promouvoir le recrutement de demain et les accompagner dans cette évolution. Nom de code : @sophilantropy Ce message s’autodétruira dans 10, 9, 8, …

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