Mettez de la Tomate et du Sprint dans votre processus de recrutement
Par : Hugues Truttmann
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Pour un recruteur, bien gérer son temps et ses priorités, est primordial. En effet, un processus de recrutement doit être mené comme un projet et donc pour cela, il faut des hommes, des outils et de la méthode !

 

Pomodoro : Outil de productivité personnelle

La technique Pomodoro, qui signifie “Tomate” en Italien, est une technique de gestion du temps développée par Francesco Cirillo à la fin des années 80. Cette méthode se base sur l’usage d’un minuteur (celui de Cirillo avait un look de tomate…) permettant de respecter des périodes de 25 minutes appelées des Pomodori (tomates). Ces différentes périodes de travail sont séparées par de courtes pauses de 5 minutes en général..

L’application de cette technique s’avère particulièrement utile en phase de sourcing, car elle permet d’améliorer de façon conséquente votre concentration, votre efficacité et votre productivité durant cette étape cruciale du processus de recrutement.

Un des buts principaux de cette technique est de supprimer les interruptions de travail dues à soi-même et aux autres. L’apport psychologique du Pomodoro, est dans ce cas la satisfaction obtenue par le respect du temps de concentration ou du nombre de Pomodori effectués dans la journée et non de ce qu’on a produit. Cette approche vous force donc à vous concentrer durant une période définie, mais elle vous oblige aussi à vous reposer dans une période définie en vous évitant ainsi de bâcler votre sourcing à cause de la fatigue.

Lorsque nous effectuons un sourcing pour un profil défini, par exemple, soit nous procrastinons en nous disant que “demain est un autre jour…” ou alors nous allons passer 7 heures dans la journée au détriment de nombreuses autres tâches tout aussi prioritaires.

Bref, c’est trop ou pas assez !

La technique Pomodoro consiste à rendre une tâche raisonnable, sans impacter les autres priorités de la journée, tout en ayant la satisfaction d’avoir avancé sur son projet en fin de journée et d’être ainsi motivé pour le lendemain. Un peu tous les jours, plutôt que trop de temps en temps !

Ainsi, la tâche du jour ne se nommera plus “faire du sourcing pour le profil x”, mais ”passer 4 Pomodori sur le sourcing du profil x”.

 

Voici les 5 étapes de la technique de la Tomate ou Pomodoro :

  1. Décider de la tâche à accomplir, c’est-à-dire le profil à sourcer.
  2. Régler le Pomodoro ou minuteur sur 25 minutes.
  3. Se concentrer exclusivement (j’ai bien dit exclusivement) sur la tâche à effectuer, ne vous autorisez pas une seule seconde de répit, déconnectez-vous de tout !
  4. Prendre une pause de 5 minutes : méditez, faites des pompes ou utilisez cette pause au service de la tâche elle-même en faisant un auto – feedback : “En 25 minutes, j’ai réussi à repérer 3 profils pleine cible, pour obtenir 1 entretien, je dois en général contacter 6 candidats et pour recruter un nouveau collaborateur, je dois rencontrer 3 candidats. Pour recruter, il me faut donc repérer et contacter 18 candidats, ce qui fait 6 Pomodori.” Cette approche permet une meilleure planification du travail et donc une meilleure gestion de la motivation.
  5. Tous les 4 Pomodori, faire une pause de 15 minutes.

N’hésitez pas à revoir les ratios en fonction de la tâche à réaliser ou de vos capacités de concentration : 25 minutes de concentration / 5 minutes de pause étant le ratio “standard”, il peut être augmenté ou diminué : 12 minutes de concentration et 2 minutes de pause ou 50 minutes de concentration et 25 minutes de pause, par exemple.

Le concept de Pomodoro s’apparente, à un niveau micro à celui de Sprint à l’honneur dans les méthodes agiles, bien connues dans l’univers du développement informatique. Dans un processus de recrutement, Le Pomodoro et le Sprint doivent être appliqués en complémentarité, le premier favorisant les aspects tactiques d’un recrutement et la productivité personnelle de chaque membre de l’équipe projet d’un recrutement et le deuxième va rendre la gestion stratégique et globale du projet de recrutement plus efficace et qualitative, tout en réduisant la durée du processus de recrutement.

Dans un projet de recrutement, un Sprint peut être considéré comme une tâche, un processus de recrutement, c’est une série de Sprints, menant petit à petit au recrutement d’un collaborateur.

 

Les composantes du Sprint Agile :

  • Le Sprint 0 correspond à la réunion de démarrage d’un projet de recrutement. Durant cette étape – clé, tous les acteurs du projet sont réunis : opérationnels, chargés de recherche, recruteurs,RH, personnels du marketing et de la communication, clients, etc…. Il y sera notamment défini la stratégie de recrutement et de sourcing, les rôles de chaque membre de l’équipe (avec obligatoirement la nomination d’un chef de projet…), la planification du processus  et la durée de chaque Sprint et la mise en place d’indicateurs fiables.
  • Une réunion quotidienne de 15 à 20 minutes ou “Daily Scrum” est organisée, permettant de faire un point complet sur l’état d’avancement du recrutement, de constater les éventuels problèmes rencontrés et de prendre des mesures correctrices.
  • Le Scrum Board ou tableau des tâches est un grand tableau blanc séparé en 3 colonnes : les tâches à faire, les tâches attribuées et en cours, les tâches réalisées. Chaque tâche du Sprint est modélisée par un post-it, l’objectif étant d’avoir une vision claire du processus de recrutement..
  • A la fin d’un Sprint, un débrief est organisé, avec la présence de tous les acteurs du projet, pour vérifier et valider les résultats obtenus pour passer au Sprint suivant.
  • A la fin du processus ou du projet a lieu “la rétrospective agile” ou réunion de fin de projet qui est la pierre angulaire de ce qui fait l’une des forces de la méthode Agile : l’amélioration continue. Des actions sont alors décidées pour rendre le processus de recrutement encore plus efficace.

Le recrutement est aujourd’hui devenu pour de nombreuses entreprises un élément stratégique incontestable et un vecteur indispensable à la croissance. La gestion des recrutements en mode projet me semble obligatoire, ce qui suppose d’améliorer la productivité personnelle de chaque acteur intervenant dans le processus ET l’utilisation d’une méthode efficace et surtout Agile : La Tomate et le Sprint, pensez-y !

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Expert en recrutement. Hugues est un artisan-recruteur prospectiviste pour qui l’art du recrutement est le parfait mélange entre son attrait pour la philosophie taoiste, sa passion pour les Relations Humaines et son vif intérêt pour les technologies du numérique. Souhaitant désormais transmettre sa science du recrutement, Hugues collabore avec l'équipe #rmstouch depuis début 2016.

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