Répondre à tous ses candidat·e·s – et si c’était possible ?
Par : Sophie Guenat
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Ahlala, voilà bien un sujet qui déchaîne les passions chez tous les recruteurs.
La réponse aux candidat·e·s éveille souvent des débats intenses entre volonté et résignation, intention et mauvaise foi (aussi un peu). Une thématique qu’on avoue à demi-mots et pour laquelle il ne semble pas y avoir de solutions…et pourtant.

La problématique n’est pas simple mais elle a le mérite d’exister.
Et la réponse parait évidente : oui nous devons répondre à toutes les candidatures qui nous parviennent.
Non pas parce que c’est mieux, que c’est plus respectueux et que c’est important pour les candidat·e·s mais simplement parce que c’est notre boulot.
Si vous étiez un artisan, ça ne vous plairait sûrement pas d’avoir à vous faire la compta, les URSSAF etc. le soir, après une journée à exercer votre « coeur de métier ». Et pourtant vous n’auriez pas d’autres choix que de le faire.
Et bien peut-être que les réponses à candidatures sont vos URSSAF à vous mais c’est quand même un must do de votre fonction.
Le recruteur est pourtant bien un artisan, non ?

Je ne vais donc pas rentrer dans la polémique du « oui on devrait mais on ne le fait pas/c’est impossible » mais plutôt partager avec vous des idées, des réflexions, des pratiques pour le faire et qui demanderont d’être débattues ultérieurement pour ceux et celles qui le souhaitent.

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Les 3 types de candididat·e·s à qui vous devez répondre ?

Celui ou celle que vous avez rencontré·e en entretien

Nous sommes bien d’accord qu’à ce niveau de connexion et de proximité avec un·e candidat·e intéressé·e par le poste et votre entreprise/client, le suivi et un débrief détaillé des conclusions de l’entretien sont un must absolu.
En cas de réponse négative, ces quelques personnes méritent un retour complet et constructif.
Un simple mail de « votre candidature n’a finalement pas été retenue parce qu’on/le client/le manager a trouvé mieux » n’est pas acceptable. Pas en 2018.

Celui ou celle que vous avez eu au téléphone (pré-qualification)

Cette personne mérite également un retour, plus succinct, de vive voix.
Vous aviez théoriquement moins creusé sa candidature par téléphone, votre réponse sera donc plus rapide mais devra rester fondée sur des éléments pertinents et constructifs (les refus bateaux et l’absence de retour sont certainement la raison n°1 de la mauvaise réputation globale de notre métier).

Celui ou celle qui vous a envoyé une candidature mais que vous avez écarté·e avant tout échange

Oui vous vous dites que cette personne est complètement à côté de la plaque ou en tous cas pas du tout dans votre cible candidat ? C’est dommage parce que vous vous dites que vous perdez vraiment du temps là et pourtant, une réponse, par mail, s’impose.
À l’heure où tout est réputation, personal branding, marketing employeur et autre talent attraction, ne gâchez pas tous vos efforts  avec la pire expérience candidat qui soit.
PS : le mail bateau de « si vous n’avez pas de nouvelles de notre part d’ici 3 semaines… » revient au même que pas de réponse du tout. Vous aurez été prévenu·e.

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Comment procéder, s’organiser et trouver du temps ?

Le candidat short-listé

La personne est proche voire dans votre cible sinon vous n’auriez pas pris le temps de le/la rencontrer. Cette personne a également investi du temps et du travail personnel dans ce process de candidature.
Un échange structuré, de vive voix, s’impose afin de lui permettre d’avancer de manière constructive dans ses futures recherches (et vous dans votre connaissance du marché 😉. )
Cette marque de professionnalisme (et pas de gentillesse > vous ne faites que votre job) est également l’occasion de rebondir sur d’autres opportunités futures, le moment d’entamer une relation à plus long terme (et votre vivier alors ?) voire d’être mis·e en contact avec le réseau de cette personne.
Si vous apportez un feedback objectif et constructif à vos candidat·e·s, toute candidature rejetée aujourd’hui est une opportunité demain.

Et pour gagner du temps, n’hésitez pas à débriefer à chaud, à la fin de l’entretien si vous avez déjà évalué que la candidature n’ira pas plus loin. Ce sera l’occasion d’apporter un conseil précis sur le discours, le CV ou le projet de la personne. Et du temps optimisé pour plus tard. Et pour tout le monde.

Le candidat pré-qualifié

Dans ce cas, la personne n’était vraiment pas loin de votre cible (sinon pourquoi l’aviez-vous appelé ?) mais vous avez jugé que ça n’était pas suffisamment pertinent pour le/la rencontrer. Votre évaluation est basée sur des critères précis, et ce sont justement les inadéquations avec ces critères qui vont encore une fois permettre à la personne en face d’avancer dans ses recherches, dans son projet.
Un simple appel avec des éléments préparés (vos notes ?) ne vous prendra que quelques minutes (allez 5′ à 7′ si vous êtes efficace). Et encore une fois, c’est le moment pour ré-évaluer la pertinence de ce profil pour un autre poste, ou à l’avenir etc.

Si vous trouvez que cette partie vous prend déjà trop de temps, la question à se poser est : combien de personnes avez-vous pré-qualifiées par téléphone ? N’était-ce pas trop ? Êtes-vous vraiment efficace dans l’analyse d’une candidature ? d’un profil ? d’un CV ?
Autre sujet.

Le candidat écarté d’office

Ah, enfin, LE point épineux par excellence. Cette personne qui vient déposer sa candidature alors qu’on ne lui a pas demandé et à qui on doit quand même répondre. C’est cette personne finalement le coeur du problème des réponses aux candidat·e·s non ?
Et pourtant…il/elle est là.
Et oui on doit lui répondre.
Le mail automatique clairement n’est pas une bonne idée. En termes d’image, de réputation, de professionnalisme, c’est juste zéro.
Mais alors comment faire ?

Utilisez des templates.
Des modèles rédigés dans un langage humain et sincère (parce que trop de formalisme…) et surtout des modèles à tiroirs pour justifier au plus près votre refus dès ce stade de la compétition.

Personnellement j’utilise mes modèles en mode signature de mail : pas de copier-coller, en 2 clics j’ai mon template à l’écran dans le corps de mail.
Ensuite j’efface les motifs de refus qui ne m’intéressent pas (pas d’expérience managériale, mobilité, etc.) et c’est prêt !

Si votre ATS n’est pas trop mal fait, il doit y avoir un moyen de générer des réponses négatives selon différents critères/motifs de refus. Parlez-en à votre presta !

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Enfin, si vous recevez vraiment beaucoup trop de candidatures complètement à côté de la plaque, posez-vous la question de la pertinence de vos annonces, de votre com autour de vos recrutements.
Des annonces hyper généralistes, vides d’infos concrètes et de projection dans le poste ou l’équipe vont nécessairement vous attirer plus de spam qu’une annonce vraiment pertinente (et je n’ai pas dit sympa ou décalée, mais bien pertinente).
Reprenez le « problème » à la racine et vous devriez rapidement retrouver le temps nécessaire à répondre à des candidats davantage dans votre cible…

À bientôt !

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Crédits photos : Pixabay, Librestock, Shutterstock, Pexels

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Geekette enthousiaste & passionnée de relations humaines, Sophie a eu l’occasion d’intervenir sur des missions très variées, principalement à l’international. Aujourd’hui Agent Spécial chez #rmstouch, elle met à profit son énergie et son sens du service auprès des entreprises, cabinets, institutions & écoles afin de promouvoir le recrutement de demain et les accompagner dans cette évolution. Nom de code : @sophilantropy Ce message s’autodétruira dans 10, 9, 8, …

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